Cum funcționează gestionarea bugetului de proiect?
Un proces clar care transformă cifrele într-o hartă reală a succesului financiar
Am lucrat cu zeci de companii care aveau aceeași problemă – bugetele se depășeau, cheltuielile apăreau din senin, iar la final nimeni nu știa exact unde s-au dus banii. Dar în ultimii ani am observat ceva: firmele care reușesc nu sunt cele cu cele mai mari bugete, ci cele care știu exact pe ce cheltuie fiecare leu și de ce.
Etapele procesului nostru
Fiecare proiect pornește diferit, dar procesul rămâne același. L-am rafinat de-a lungul anilor și știm că funcționează pentru că îl putem adapta oricărui tip de afacere.
Analiza inițială
Primele discuții sunt cele mai importante. Vrem să înțelegem nu doar cifrele, ci și contextul – ce proiecte aveți în derulare, unde simțiți că pierdeți controlul, ce vă ține treaz noaptea când vă gândiți la cheltuieli.
Structurarea bugetului
Creăm categorii clare pentru fiecare tip de cheltuială. Nu e vorba doar de căsuțe într-un tabel – e vorba de a vedea unde merg banii în timp real și cum se leagă fiecare cosț de rezultatele pe care le așteptați.
Monitorizare activă
Aici mulți greșesc – fac un buget și apoi îl bagă într-un sertar. Noi verificăm constant: ce s-a cheltuit, ce mai urmează, unde apar diferențe. E ca și cum ai avea un GPS financiar activ tot timpul.
Raportare clară
La fiecare două săptămâni, primiți un raport care arată exact situația. Fără jargon financiar complicat – doar informațiile de care aveți nevoie pentru a lua decizii rapide și informate.
Ajustări strategice
Realitatea e că niciun plan nu supraviețuiește intact primului contact cu execuția. Când apar modificări, recalculăm totul și vă arătăm impactul înainte să aprobați orice cheltuială suplimentară.
Finalizare și învățare
La finalul proiectului, facem o analiză completă. Ce a mers bine? Unde am putea economisi data viitoare? Aceste lecții devin baza pentru proiectele următoare și vă ajută să fiți din ce în ce mai eficienți.
Fluxul informației în sistemul nostru
Date reale
Analiză
Decizii
Rezultate
Oamenii din spatele procesului
Sistemele sunt importante, dar oamenii fac diferența. Echipa noastră are experiență în proiecte de toate dimensiunile – de la startup-uri care abia prind contur până la companii cu multiple departamente și bugete complexe.
Tiberiu Mocanu
Specialist bugetare
A început în construcții, unde un metru de cablu care lipsea din plan putea costa zeci de mii de euro. Acum aplică aceeași atenție la detalii în toate proiectele pe care le gestionează. În februarie 2025 a ajutat o firmă de logistică să identifice economii de 18% doar prin reorganizarea categoriilor de cheltuieli.
Rareș Voiculescu
Analist financiar
Crede că cel mai greu lucru în finanțe nu e matematica, ci să explici cifrele așa încât oricine să înțeleagă. Rapoartele lui sunt citite de la CEO până la șeful de echipă, pentru că fiecare găsește exact informația de care are nevoie. A lucrat pe proiecte IT, retail și producție.
Instrumentele pe care le folosim
Nu credem în soluții universale. Fiecare companie are nevoile ei, așa că adaptăm instrumentele după specificul fiecărui proiect. Dar principiile rămân aceleași.
- Tablouri de bord actualizate zilnic cu toate cheltuielile și alocările rămase
- Alerte automate când o categorie depășește 80% din bugetul alocat
- Comparații între proiecte similare pentru a vedea unde puteți optimiza
- Acces partajat pentru toată echipa, fiecare vede doar ce e relevant pentru departamentul lui
- Istoric complet – puteți vedea orice decizie financiară luată de-a lungul timpului